Hoe handelt u zorgvuldig bij onderzoek naar ongewenst gedrag op het werk?

Wat moet u doen bij een melding van ongewenst gedrag?

Wanneer een melding van ongewenst gedrag binnenkomt, is het belangrijk om deze serieus te nemen en zorgvuldig vast te leggen. Breng eerst in kaart wat er precies wordt gemeld, wie erbij betrokken zijn en of er directe risico’s bestaan voor medewerkers of de organisatie.

Voorkom dat u in deze fase al conclusies trekt. De melder moet zich gehoord voelen, maar ook de belangen en rechtspositie van de persoon over wie de melding gaat verdienen bescherming.

Een eerste beoordeling helpt om te bepalen welke vervolgstap nodig is. Denk daarbij aan:

• een gesprek met de betrokkenen;

• tijdelijke beschermende maatregelen;

• bemiddeling of een andere informele interventie;

• een vooronderzoek naar de beschikbare feiten;

• een onafhankelijk onderzoek naar het ongewenste gedrag.

Welke aanpak passend is, hangt af van de aard, ernst en concreetheid van de melding.

Is een onderzoek naar ongewenst gedrag altijd nodig?

Niet iedere melding hoeft direct tot een uitgebreid feitenonderzoek te leiden. Soms is de melding nog te algemeen of ontbreekt belangrijke informatie. In andere gevallen kan een gesprek voldoende zijn om de situatie te verduidelijken of op te lossen.

Bij ernstige, structurele of complexe beschuldigingen kan onafhankelijk onderzoek wel noodzakelijk zijn. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer sprake is van een mogelijke machtsverhouding, meerdere betrokkenen, tegenstrijdige verklaringen of grote gevolgen voor medewerkers en de organisatie.

Het is belangrijk om deze afweging vooraf te maken. Een onderzoek moet een duidelijk doel en een concrete onderzoeksvraag hebben.

Voorkom dat de conclusie vooraf al vaststaat

Een onderzoek naar ongewenst gedrag is bedoeld om de feiten zo objectief mogelijk vast te stellen. De uitkomst mag daarom niet vooraf zijn bepaald.

Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis. Een medewerker wordt bijvoorbeeld direct op non-actief gesteld, de organisatie wordt breed geïnformeerd over de melding en collega’s worden actief opgeroepen om aanvullende klachten in te dienen. Vervolgens wordt een onderzoeksbureau gevraagd om de ontslagprocedure te ondersteunen.

Daarmee ontstaat het risico dat het onderzoek niet meer open en onafhankelijk kan worden uitgevoerd. Een integriteitsonderzoek mag niet worden gebruikt om bewijs te verzamelen voor een beslissing die feitelijk al is genomen.

Wanneer mag een medewerker op non-actief worden gesteld?

Een tijdelijke non-actiefstelling kan in sommige situaties nodig zijn. Bijvoorbeeld om de veiligheid van betrokkenen te beschermen, onrust te beperken of beïnvloeding van getuigen en bewijsmateriaal te voorkomen.

Het blijft echter een ingrijpende maatregel. De werkgever moet daarom kunnen uitleggen waarom deze stap noodzakelijk en proportioneel is. Ook moet worden bekeken of een minder zwaar alternatief mogelijk is.

Een non-actiefstelling mag niet worden gebruikt als vooruitgeschoven straf. De melding is op dat moment immers nog niet onderzocht.

Waarom is hoor en wederhoor belangrijk?

Bij een zorgvuldig onderzoek krijgen betrokkenen de gelegenheid om hun kant van het verhaal te vertellen. Ook de persoon over wie de melding gaat, moet weten welke verwijten worden onderzocht en daarop kunnen reageren.

Hoor en wederhoor betekent niet dat iedere verklaring of ieder document onmiddellijk moet worden gedeeld. De precieze invulling hangt af van de situatie en de gekozen onderzoeksmethode. Wel moet de onderzochte persoon voldoende gelegenheid krijgen om inhoudelijk verweer te voeren.

Zonder behoorlijk hoor en wederhoor kan de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van het onderzoek ter discussie komen te staan.

Kies voor een proportionele aanpak

Zorgvuldig handelen betekent ook dat de ingezette maatregel in verhouding staat tot de melding. Het zwaarste onderzoeksmiddel is niet automatisch het beste middel.

Dat geldt niet alleen bij meldingen van ongewenst gedrag. Ook bij vermoedens van fraude, belangenverstrengeling, misbruik van bedrijfsmiddelen of nevenwerkzaamheden tijdens ziekte moet eerst worden gekeken naar de beschikbare informatie en minder ingrijpende mogelijkheden.

Overweegt u bijvoorbeeld observatie van een werknemer? Dan moet u eerst nagaan of het vermoeden voldoende concreet is en of de situatie ook door een gesprek of minder ingrijpend onderzoek kan worden opgehelderd.

Stappenplan bij een melding van ongewenst gedrag

Een zorgvuldige aanpak bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

1. Leg de melding feitelijk en vertrouwelijk vast.

2. Beoordeel de ernst, concreetheid en eventuele veiligheidsrisico’s.

3. Voorkom voorbarige conclusies en onnodige communicatie.

4. Bepaal of tijdelijke maatregelen noodzakelijk zijn.

5. Onderzoek of een gesprek of informele interventie passend is.

6. Formuleer bij onderzoek een duidelijke opdracht en onderzoeksvraag.

7. Waarborg onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en hoor en wederhoor.

8. Beoordeel de uitkomsten voordat maatregelen worden genomen.

9. Communiceer zorgvuldig met de direct betrokkenen.

10. Zorg ook na afloop voor passende opvolging binnen de organisatie.

De precieze aanpak blijft maatwerk. Een verkeerd gekozen eerste stap kan de arbeidsverhoudingen beschadigen en een later onderzoek bemoeilijken.

Onafhankelijk onderzoek naar ongewenst gedrag

Een externe onderzoeker kan nodig zijn wanneer de melding ernstig of complex is, wanneer de interne onafhankelijkheid onvoldoende kan worden gewaarborgd of wanneer de directie zelf bij de situatie betrokken is.

Voordat het onderzoek begint, moet duidelijk zijn wat onderzocht wordt en wat juist buiten de opdracht valt. Ook moeten afspraken worden gemaakt over de onderzoeksmethode, vertrouwelijkheid, verslaglegging, wederhoor en rapportage.

Partners in Integriteit helpt organisaties bij het beoordelen van meldingen en het uitvoeren van onafhankelijk onderzoek naar ongewenst gedrag en mogelijke integriteitsschendingen. Daarbij staat niet een gewenste uitkomst, maar een zorgvuldig en objectief onderzoeksproces centraal.